שיחת ועידה: טיפים להכנה, עלויות, מתינות

תוֹכֶן

• מהי שיחת ועידה?
• כיצד פועלת שיחת הוועידה?
• ספק שיחות ועידה
• מודלים שונים של תמחור לשיחות ועידה
• מה באמת עולה שיחת ועידה?
• מה אתה צריך לשיחת ועידה?
• בעיות אופייניות בשיחות ועידה
• כיצד ניתן להימנע משגיאות בטלקום?
• משימות ותפקוד של המנחה
• איך שיחת ועידה עם טלפון סלולרי עובדת?

שיחת ועידה היא הכלי המושלם לדיון בקלות, במהירות ובזול בעניינים מקצועיים עם יותר משני אנשים - בין אם זה פרויקטים או מצגות. מאמץ טכני גדול מדי אינו הכרחי לשם כך. טלפון פשוט או טלפון סלולרי מספיק ל"טלקו "המודרני. עם זאת, ישנם כמה כללים חשובים לשיחות ועידה שכדאי לשים לב אליהם מראש. רשימות הבדיקה שלנו מראות לך אילו ...

מהי שיחת ועידה?

ועידות טלפוניות או שיחות ועידה כביכול הן פגישות בהן תוכלו לשמוע רק אך לא להתראות. המונח ועידת טלפון - הידוע גם בקיצורו Telko או TK - משמש בדרך כלל לשיחות טלפון עם יותר משני משתתפים. עם שלושה עד ארבעה משתתפים, אחד מדבר על כנס תלת כיווני או כנס של ארבעה כיוונים. כל מה שעובר מעבר מבחינת המשתתפים הוא רק מכשיר קשר. בנוסף, הבחנה נעשית בכנסים טלפוניים על פי סוג החיבור:

• נוהל חיוג
  המשתתפים מתקשרים לוועידה באופן עצמאי - מצוידים בנתוני הגישה המתאימים - ועליהם לאמת את עצמם באמצעות PIN.
• נוהל חיוג
  המשתתפים נקראים על ידי מפעיל ספקית הטלסקו או על ידי המארגן והכנס "נאסף". למרות שהתהליך נוח יותר, הוא גם יקר יותר עבור המארגן מכיוון שהוא גם נושא בכל דמי החיבור.

כיצד פועלת שיחת הוועידה?

ניתן להזמין שיחת ועידה וליישם אותה במהירות. בינתיים, ישנם רבים מספקי הטלסקופ באינטרנט - ובמקרים מסוימים בחינם - (עוד על כך בפרק הבא). תנאים מוקדמים גדולים אינם חייבים לעמוד.

אין צורך במערכת טלפון מודרנית. טלפון פשוט או טלפון סלולרי הוא כל מה שנדרש לפגישת טלפונים. אז אם אתה רוצה להתחיל שיחת ועידה עם שלושה משתתפים או יותר, אתה רק צריך שלושה צעדים פשוטים:

• רשום שיחת ועידה
  כדי ליזום את שיחת הוועידה, עליך לרשום את שיחת הוועידה אצל הספק שנבחר. רישום זה נדרש בדרך כלל רק פעם אחת והוא בדרך כלל כבר אפשרי באתר האינטרנט של ספק התקשורת. לשם כך, בדרך כלל צריך רק שם וכתובת דואר אלקטרוני (ספקים בחינם יכולים להשתמש בהם באופן מסחרי) - או כתובת חיוב (לספקי טלקומוניקציה בתשלום).
• להעביר נתוני גישה
  לרוב יוקצה לכם חדר שיחות ועידה שנקרא. מאוחר יותר כל המשתתפים יכולים לחייג לחדר הווירטואלי הזה. לצורך כך, בחדר שיחת הוועידה יש ​​מפתח נתוני גישה דו-חלקי - מספר טלפון (מספר חיוג) וקוד PIN לוועידה (קוד חיוג, PIN לחיוג או PIN לוועידה). עם הנתונים, כל אחד יכול לחייג מכל מקום באמצעות הטלפון, האייפון או הטלפון החכם אחר שלו.
• התחל שיחת ועידה
  אם לכל המשתתפים יש מספר ו- PIN, אתה יכול להתחיל. קבעו זמן, חייגו והתחילו שיחת ועידה. בדרך כלל נדרשים לפחות שני משתתפים להיכנס לחדר. לחלק מספקי הטלקומוניקציה יש מנהיג כנסים שנקרא - בעיקר מטעמי אבטחה. יש לו קוד מנהיג ועידה משלו והוא אז זה שמאפשר את שיחת הוועידה לכולם. עד אז שאר המשתתפים שומעים לרוב רק מוזיקה בהמתנה.

ספק שיחות ועידה

שיחה מהטלפון הביתי או המשרדי שלך מחברת אותך רק לאדם אחר. לשיחת ועידה עם יותר משני משתתפים, עליך להשתמש בספק או בתוכנה ספציפיים.

איזו מהן תבחר תלויה מצד אחד בציפיות או בדרישות הספק שלך - מצד שני, כמובן, במחיר ההצעה. אנו מציגים בפניכם ספקים שונים איתם תוכלו לקיים שיחת ועידה:

• שיחת ועידה גרמנית
  הספקית deutsche-telefonkonferenz.de מפרסמת באמצעות "שיחת ועידה חינם 100%". אז אתה לא צריך לשלם שום תשלום נוסף, אתה רק צריך לשלם עבור שיחה קווית. לאחר ההרשמה, תקבל את נתוני הגישה בדוא"ל ותוכל להתחיל מיד. מספר המשתתפים ומשך הכנס אינם מוגבלים.
• ועידה חכמה
  האם אתה משתמש בהרבה שיחות ועידה, לפגישות קבועות, לפגישות עם לקוחות או לעבודה בצוות? אז אתה יכול להוציא מנוי חודשי בסך 9.90 עם הספק SmartConference. עד 5 משתתפים יכולים להצטרף לטלקו במחיר קבוע זה. עבור קבוצות גדולות יש תעריפים יקרים יותר עבור עד 25 משתתפים.
• Whatsapp
  לא רק הודעות קצרות, אלא גם ועידות טלפוניות באמצעות Whatsapp אפשריות. באפליקציה תוכלו ליצור שיחה קבוצתית בקלות ולהוסיף עד שבעה מאנשי הקשר שלכם. קל, מהיר וחינמי. אידיאלי עבור משתמשים פרטיים, אך עבור חברות מסוימות גרסה זו אינה מקצועית מספיק. בנוסף, עליכם כמובן להיות מחוברים לכל המשתתפים באמצעות Whatsapp.
• סקייפ
  שירות Microsoft של Skype מציע פונקציה לשיחות קבוצתיות. לשם כך, עליך להוסיף את המשתתפים הרצויים לקבוצה באמצעות אנשי הקשר שלך או החיפוש. לאחר שנוצר זה, תוכלו להתחיל את השיחה הקבוצתית. אם כל המשתתפים משתמשים בתוכנת Skype, שיחת ועידה מסוג זה אינה כרוכה בתשלום.
• כנס העסקים של טלקום
  דויטשה טלקום מציעה שירות כנסים טלפוני משלה, המאפשר גם טלסקו פשוט וגם שיחות ועידה באינטרנט. בנוסף לשיחה, ניתן לשתף מסמכים או להציג מצגות. כאשר מחויבים בהתאם לשימוש, העלויות הן סביב 10 סנט לדקה ומשתתף. שיחת ועידה של 30 דקות עם 5 משתתפים תעלה בסביבות 15 אירו. אך ישנם גם מודלים בתעריף קבוע למספר משתתפים שונה.
• Meebl
  Meeble מפרסמת מספר נקודות: ללא תשלום, ללא הרשמה, ללא פרסום וללא דואר זבל. כל שעליך לעשות הוא להזין את כתובת הדואר האלקטרוני שלך וקוד מוצג - החדר לשיחת הוועידה מוגדר וניתן להשתמש בו. תקבל מספרי חיוג בחינם מגרמניה, אוסטריה ושוויץ. אם ברצונך לתמוך בשירות, תוכל לבחור מספר בתשלום באופן וולונטרי.

ספקים אחרים (בתשלום חלקי) בסדר אלפביתי ללא דירוג: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz. Conde. Conde. פגישה קולית, וופלה.

מודלים שונים של תמחור לשיחות ועידה

למרות מבחר גדול של ספקים שונים, ניתן לחלק את דגמי התמחור לשתי קטגוריות בלבד. בבחירת פיתרון מתאים, תוכל לבחור בין אלה (לבין ספק משויך):

• חיוב מבוסס על שימוש
  התשלום מתבצע כאן לדקה ולכל משתתף. ספקים מודדים בדיוק כמה משתתפים התקשרו לשיחת הוועידה ובמשך כמה זמן. מוכפל בתעריף שהוזכר, התוצאה היא סכום החשבונית.
• תעריף אחיד עם מנוי
  מחיר קבוע לבזבוז בשיחות ועידה בתדירות ובכל זמן שתרצו. סכום מחיר המנוי מבוסס על מספר המשתתפים. בסביבות 10 אירו לחודש עבור שיחות עם עד 7 משתמשים.

עדיף לבדוק איזו אפשרות כדאית עבורך. ועידות טלפון תכופות עם משך זמן רב ומשתתפות רבות יקרות משמעותית בגרסה הראשונה. מצד שני, אם רק לעתים רחוקות אתה מזמין אותך לטלקום בקבוצות קטנות, יתכן שאתה משלם יותר מדי בתעריף האחיד.

מה באמת עולה שיחת ועידה?

ספקים רבים מפרסמים כי שיחות הוועידה שלהם הן בחינם - בבדיקה מדוקדקת זה לרוב לא נכון: או שיש מגבלות על מספר המשתתפים או שהצעד הראשון - ההרשמה - הוא בחינם. גם אם אין התחייבויות חוזיות או עלויות חודשיות, בדרך כלל יש חיובים נמוכים לדקה עבור זמן השיחה במהלך שיחת הוועידה.

אילו עלויות עולות, תלוי גם מאיפה המנויים המתאימים לחייג לרשת. ככלל, כל משתתף משלם את עלויות החיבור לרשת הקווי הגרמנית. אלה תלויים בספק הטלפון המתאים: אם יש לך מחיר קבוע ברשת הקווי הגרמני, לא תצטרך לשלם שום תשלום נפרד;

עם זאת, מתקבלים על הדעת משתתפים מחו"ל שאין להם תנאים מיוחדים לרשת הקווי הגרמנית. בהתאם לספק, קיימת גם האפשרות של מנהיג הכנס בהנחת דמי הוועידה הטלפוניים לכולם. במקרים כאלה מוציא מנוי מקביל.

מה אתה צריך לשיחת ועידה?

לפני שתבחר את הספק המתאים לשיחת ועידה, עליך לחשוב כמה רשמיות על שיחת הוועידה עצמה. לקריטריונים אלה יש השפעה על בחירת הספק וכך על עלויות שיחת הוועידה:

• מספר משתתפים: כמה משתתפים לוקחים חלק בטלקום?
• מָקוֹר: האם מתקשרים מחו"ל מחייגים?
• עלויות: מי משלם דמי שיחת ועידה כלשהם?
• פונקציות נוספות: האם אתה זקוק לשירותים כגון שליטה באינטרנט (למצגות מקבילות) או פונקציית הקלטה?

ככלל, שיחות ועידה סטנדרטיות ומספקים מספיקות לעשרה משתתפים. עם זאת, עליכם לשים לב במיוחד לבינלאומיות של המתקשרים ולהגבלת מספר המשתתפים, אחרת זה יכול במהירות להיות יקר.

בעיות אופייניות בשיחות ועידה

למרות הטכנולוגיה הפשוטה, דברים יכולים להשתבש בשיחת הוועידה. בעיות נפוצות כוללות:

• קשיי חיוג
  בשיחות ועידה לעיתים קרובות יש לפחות אדם אחד שלא מצליח לחייג - בין אם נתוני הגישה שגויים (או שצוינו בצורה שגויה) ובין אם התוכנה בה נעשה שימוש (למשל עם סקייפ) לא מעודכנת.
• חיבור
  איש אינו יכול לעשות דבר בנידון, אך זה מעצבן כאשר המשתתפים עפים שוב ושוב משיחת הוועידה ונאלצים לחייג שוב בשל חיבור לקוי (רדיו), למשל.
• רעש רקע
  אם המשתתפים מאזינים למוזיקה ברקע, החלון פתוח או שהמשתתפים פשוט שכחו ללחוץ על כפתור ההשתקה בזמן שהם מדברים עם אדם אחר במשרד, זה מעצבן ביותר.
• משמעת דיבור
  מכיוון שאיש אינו רואה זה את זה, אין תקשורת לא מילולית המסמנת, למשל, למי תהיה הרצפה הבאה. השפעה: קשה לתאם מי מדבר מתי. או שכולם עונים על שאלה בו זמנית או שלא.

כיצד ניתן להימנע משגיאות בטלקום?

להלן אנו מספקים לכם גם מסמך PDF אותו תוכלו להוריד ללא תשלום, המכיל טיפים רבים להכנה ולקיום ועידות טלפון. זה ימנע תקלות מעצבנות ויתרום להצלחת שיחת הוועידה.

הורד כדי למנוע שגיאות

משימות ותפקוד של המנחה

כמנחה, יש לך תפקיד מיוחד במהלך שיחת הוועידה. הם מביאים סדר לדבר. אתה אחראי למשימות הבאות:

• פְּתִיחָה
  אתה מברך את כל הנוכחים. הם מסבירים מדוע הטלסקו מתקיים ועל מה זה יעבור במהלך ההמשך.
• הכנסת המשתתפים
  אם לא מדובר בשיחת ועידה רגילה או אם ישנם משתתפים חדשים, עליכם להציג את כולם זה לזה על מנת ליצור אווירה נעימה לדיון.
• תֵאוּם
  המשימה העיקרית שלך היא לתאם את הנאומים האישיים ולנהל את הדיון. הדבר הכי קל לעשות זה לתת (ולסגת) את הרצפה למשתתפים.
• זְמַן
  עקוב אחר השעון כדי שלא יחרוג משעת שיחת הוועידה. וודאו שגם סדר היום עובד.
• סיכום
  המנחה סוגר את שיחת הוועידה. בסוף כדאי לסכם את התוצאות, לתאר את השלבים הבאים ולציין מתי תתקיים הפגישה הבאה.

איך שיחת ועידה עם טלפון סלולרי עובדת?

באופן עקרוני, שיחות ועידה עם טלפון סלולרי או אייפון אינן עובדות באופן שונה מאחרות. מעל לכל, עליכם לוודא כי לטלפון הסלולרי שלכם יש מספיק חיי סוללה - שיחות ארוכות יותר בסמארטפון הן לעתים קרובות גוזלי אנרגיה ממש. עליכם לוודא מראש כי חוזה הטלפון הנייד שלכם כולל תעריף אחיד לרשת הקווי. זו הדרך היחידה להשאיר את שיחת הוועידה בחינם באמת עבורך.

במהלך שיחת ועידה עם טלפון סלולרי מומלצים במיוחד אפליקציות כמו שירות המסנג'רים של Whatsapp. גם משתמשי אייפון וגם בעלי סמארטפון אנדרואיד יכולים באותה קלות להסתדר ללא אפליקציות נוספות, מכיוון שהטלפון הנייד שלהם בדרך כלל כבר כולל פונקציה זו. העיקרון זהה: ראשית עליכם להתקשר למישהו שצריך לבצע את שיחתכם על מנת שתוכלו להוסיף משתתפים נוספים באמצעות סמל טלפון עם סימן פלוס. שימו לב: על כל המשתתפים לשמור בטלפונים הניידים שלהם. בנוסף, שיחת הוועידה מנותקת ברגע שאתה מנתק.